সুপারিশপত্র (LOR) কী?
সুপারিশপত্র (Recommendation Letter বা LOR) হলো এমন একটি নথি, যা আবেদনকারীর যোগ্যতা, দক্ষতা, ও গুণাবলীর স্বীকৃতি প্রদান করে। এটি সাধারণত আবেদনকারীর শিক্ষক, সুপারভাইজার, বা মেন্টর লিখে থাকেন। সুপারিশপত্র আবেদনকারীর একাডেমিক, পেশাগত, বা ব্যক্তিগত প্রোফাইলকে সমর্থন করে এবং প্রতিষ্ঠান বা সংস্থার কাছে তার যোগ্যতা তুলে ধরে।
LOR-এর গুরুত্ব
-একটি শক্তিশালী LOR আপনাকে অন্যান্য আবেদনকারীর চেয়ে আলাদা করতে পারে।
-আবেদনকারীর যোগ্যতা প্রমাণ করে।
-তার পেশাগত বা একাডেমিক দক্ষতার ওপর বিশ্বাস স্থাপন করে।
-অ্যাডমিশন কমিটি বা নিয়োগ কমিটিকে আবেদনকারীর সাথে ব্যক্তিগতভাবে পরিচিত হওয়ার সুযোগ দেয়।
LOR এ কী অন্তর্ভুক্ত করতে হবে
1. Contact information
• Recommender-এর নাম, পদবি, বিভাগ, প্রতিষ্ঠান, institutional ইমেইল ও ফোন নম্বর উল্লেখ করতে হবে।
2. Date of writing
• চিঠিটি কবে লেখা হয়েছে তা দিতে হবে।
3. Contact information of the admissions officer
•ভর্তি কর্মকর্তা/প্রতিষ্ঠান (যেমন বিশ্ববিদ্যালয় বা স্কলারশিপ কমিটি)-এর নাম ও ঠিকানা দিতে হবে।
4. Formal greeting
• যেমন প্রিয় স্কলারশিপ কমিটি, এই ধরনের formal greeting ব্যবহার করতে হবে।
5. Identity of recommender and relationship with candidate
• আপনি কে, আবেদনকারীকে কীভাবে চেনেন, কতদিন ধরে কাজ করছেন এসব স্পষ্টভাবে লিখতে হবে।
6. Academic and research Strengths
• গ্রেড, প্রজেক্ট, গবেষণাপত্র, বিশ্লেষণাত্মক সক্ষমতা ইত্যাদির নির্দিষ্ট উদাহরণ দিতে হবে।
7. Personal qualities
• কৌতূহল, অধ্যবসায়, নেতৃত্বগুণ, সমস্যা সমাধানের দক্ষতা ইত্যাদি উল্লেখ করতে হবে।
8. Extracurricular or leadership activities
• ক্লাব প্রতিষ্ঠা, সামাজিক/বৈজ্ঞানিক কার্যক্রমে অংশগ্রহণের প্রাসঙ্গিক উদাহরণ দিতে হবে।
9. Character and professionalism
• সহযোগিতা, সততা, নৈতিকতা, দলগত কাজের মনোভাব সম্পর্কে সংক্ষেপে লিখতে হবে।
10. Conclusion and summary
• আবেদনকারীকে দৃঢ়ভাবে সুপারিশ করতে হবে এবং তার যোগ্যতা সংক্ষেপে পুনরুল্লেখ করতে হবে।
11. Closing paragraph and signature
• Yours sincerely লিখে সমাপ্ত করতে হবে এবং স্বাক্ষর দিতে হবে।
সুপারিশ পত্রে যা অন্তর্ভুক্ত করা যাবে না (what not to include)
1.অত্যন্ত সাধারণ প্রশংসা (generic praise)
• সে ভালো ছাত্র/ছাত্রী এভাবে নয়; নির্দিষ্ট evidence দিন (যেমন গ্রেড, প্রজেক্টের ফল, পুরস্কার)।
2. নেতিবাচক বা দ্ব্যর্থবোধক মন্তব্য (negative or mixed messages)
• যেকোনো mixed সংকেত বা সূক্ষ্ম সমালোচনা আবেদনকারীর ক্ষতি করতে পারে—এগুলো avoid করুন।
3. অপ্রাসঙ্গিক ব্যক্তিগত তথ্য (irrelevant personal information)
• বয়স, ধর্ম, বৈবাহিক অবস্থা, জাতীয়তা এসব উল্লেখ করবেন না; নির্বাচনের জন্য relevant নয়।
4. অতিরঞ্জন বা অসত্য দাবি (exaggeration or dishonesty)
• বাড়াবাড়ি বা যাচাইযোগ্য নয় এমন overclaim করা যাবে না।
5. অপেশাদার ভাষা বা ফরম্যাট (unprofessional tone or formatting)
• স্ল্যাং/খুব casual ভঙ্গি ও খারাপ format এড়িয়ে চলুন; মানক ব্যবসায়িক ধরন ব্যবহার করুন।
6. নিজের সম্পর্কে অতিরিক্ত তথ্য (Too much detail about yourself)
• ফোকাস applicant-এর উপরেই রাখুন; recommender-এর দীর্ঘ bio বা অর্জন সামনে আনবেন না।
ফরম্যাটিং ও জমা দেওয়ার নির্দেশিকা
1. স্ট্যান্ডার্ড format/layout ব্যবহার করতে হবে
• আনুষ্ঠানিক ভাষা ব্যবহার করতে হবে।
• সম্ভব হলে প্রতিষ্ঠানের লেটারহেডে দিতে হবে।
2. দৈর্ঘ্যের নিয়ম মানতে হবে (length guidelines)
• সাধারণত এক পৃষ্ঠায় রাখতে হবে; সর্বোচ্চ দুই পৃষ্ঠা অতিক্রম করা যাবে না।
• শব্দসংখ্যা প্রায় ৩৫০–৫০০ শব্দের মধ্যে রাখতে হবে।
3. ভালোভাবে প্রুফরিড করতে হবে (proofread)
• বানান, ব্যাকরণ ও নাম/পদবির কোনো ভুল থাকা যাবে না—সব পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে পরীক্ষা করতে হবে।
4. সময়মতো জমা দিতে হবে (submission)
• বিশ্ববিদ্যালয়/প্রতিষ্ঠানের নির্ধারিত সময়সীমা অবশ্যই মানতে হবে এবং নির্দেশনা অনুযায়ী জমা দিতে হবে।
5. ভাষার ধরন (tone)
• পেশাদার, উষ্ণ এবং স্পষ্ট হওয়া উচিত।
Recommendation লেখার জন্য কখন কাউকে অনুরোধ করবেন?
১. ডেডলাইনের ২-৩ মাস আগে কাউকে অনুরোধ করা সবচেয়ে ভালো। ডেডলাইনের ১ মাসের কম সময় আগে অনুরোধ করলে লেখকের জন্য এটি চাপের কারণ হতে পারে, তবে এটি চেষ্টা করতেই পারেন।
২.আপনার আবেদন পুরোপুরি প্রস্তুত না হলেও অনুরোধ করুন। তাদের জানাতে পারেন, কেন আপনি মনে করেন তারা আপনার জন্য আদর্শ সুপারিশকারী। সময়মতো কাজটি সম্পন্ন করার জন্য স্মরণ করিয়ে দিন।
৩.সুপারিশ চাওয়ার আগে আপনার শিক্ষক বা মেন্টরের সাথে একটি ভালো পেশাদার সম্পর্ক তৈরি করুন।
সুপারিশপত্র তৈরি করতে পর্যাপ্ত সময় দিন। কোনো কপি-পেস্ট নয় , প্রতিটি সুপারিশপত্রকে প্রাসঙ্গিক এবং ব্যক্তিগত রাখুন। একটি ভালো সুপারিশপত্র একজন প্রার্থীর আবেদনপত্রে উল্লেখযোগ্য পার্থক্য আনতে পারে। এটি অনেক সময় দুইজন সমান যোগ্য প্রার্থীর মধ্যে একজনকে আলাদা করতে পারে। তাই সুপারিশপত্র তৈরিতে যথেষ্ট মনোযোগ দিন এবং আবেদনকারীর যোগ্যতা তুলে ধরার জন্য যথাসাধ্য চেষ্টা করুন।